Anleitung Wartungsplaner

Hier finden Sie eine Übersicht über die Funktionen von Wartify. Durch Klicken auf einen der Punkte in der Navigation links (bzw. auf mobilen Geräten oben), können Sie direkt zum gewählten Abschnitt springen.

Die Dokumentation bezieht sich auf die Desktop-Ansicht von Wartify. Alle Funktionen sind dieselben auf mobilen Endgeräten, lediglich das Design verändert sich. Generell können einzelne Elemente etwas anders aussehen, als in den Abbildungen, da die Software ständig weiterentwickelt wird. Wir bemühen uns, diese Dokumentation stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Je nach gewähltem Abonnement für Ihr Projekt kann es außerdem vorkommen, dass manche hier angeführte Funktionen für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Sie finden eine Übersicht über alle Pläne und deren Funktionen hier.

1. Navigation

Nachdem Sie sich in Wartify unter https://app.wartify.com eingeloggt haben, sehen Sie am oberen Bildrand die Navigationsleiste (rot markiert):

• Markierung 1: Auswahlfeld für das aktuell aktive Projekt. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Projekten sind, können Sie hier sehen bzw. auswählen, in welchem Projekt Sie gerade arbeiten.
• Markierung 2: Link zum Dashboard. Hier finden Sie einen Überblick aller Aufgaben. Dies ist der Bereich, in dem Sie wahrscheinlich am häufigsten mit Wartify arbeiten werden. Hier können Sie den Status von Aufgaben aktualisieren, Aufgaben kommentieren, Dateien hochladen und einige weitere Tätigkeiten ausführen.
• Markierung 3: Link zur Objektansicht. Hier finden Sie eine alternative, objektbezogene Ansicht der Aufgaben. Zusätzlich können Sie hier Objekte (Maschinen, Geräte, Fahrzeuge, usw.) anlegen und verwalten.
• Markierung 4: Link zu den Projekteinstellungen (siehe Punkt 4)
• Markierung 5: Link zu Ihren persönlichen Kontoeinstellungen (siehe Punkt 5)
• Markierung 6: Logout-Button

2. Dashboard

Die meisten Nutzer arbeiten am häufigsten in dieser Ansicht, wenn sie Wartify nutzen. Hier finden Sie einen Überblick über Ihre Aufgaben, Sie können diese aktualisieren und mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten.

• Markierung 1: Filteroptionen. Durch Mausklick auf die einzelnen Blasen, öffnet sich das jeweilige Fenster, in dem die Filter ausgewählt werden können. Je nach Abonnement können die vorhandenen Optionen etwas variieren.
• Markierung 2: Textsuche. Zusätzlich zu den klassischen Filteroptionen, können Aufgaben auch mit der Textsuche gefiltert werden. Diese Bezieht sich auf Objekt- & Aufgabennamen.
• Markierung 3: Liste der Aufgaben. Mit Klick auf eines der Kärtchen wird diese Aufgabe in der rechten Seitenhälfte geöffnet. Die aktuell ausgewählte Aufgabe wird durch einen dunklen Balken am linken Rand der Karte markiert. Folgende Informationen finden sich auf den Karten: Fälligkeitsdatum und Titel (links oben), Anzahl der Kommentare (links unten links), Anzahl der Updates (links unten rechts), Priorität (rechts oben), Status und zusätzliche Infos (rechts unten).
• Markierung 4: Titelleiste der aktuell ausgewählten Aufgabe. Hier finden sich diverse Informationen, wie der Aufgabenname, das Objekt, auf das sich die Aufgabe bezieht, dessen Seriennummer und mehr. Zusätzlich kann rechts (siehe Markierung 9) ein Menü geöffnet werden mit mehreren Aktionen.
• Markierung 5: Status der aktuell ausgewählten Aufgabe. Grün markiert ist der aktuelle Status der Aufgabe. Mit Klick auf einen anderen Status und durch anschließendes Bestätigen eines Dialogfensters kann dieser geändert werden.
• Markierung 6: Unternavigation innerhalb der aktuell ausgewählten Aufgabe. Hier kann aus folgenden Ansichten gewählt werden: Updates (Übersicht aller Statusänderungen, Kommentare und Dateiuploads), Checkliste (falls vorhanden, Übersicht über die Checkliste und ihren Status) und Dateien (alle Uploads alphabetisch geordnet).
• Markierung 7: Inhaltsfeld für die in Markierung 6 gewählte Ansicht.
• Markierung 8: Aktionen. Aufgabe kommentieren oder eine Datei hochladen.
• Markierung 9: Aktionen. Aufgabe kommentieren, eine Datei hochladen, Priorität ändern oder die Aufgabe löschen.
• Markierung 10: Button zum Erstellen einer neuen Aufgabe. Bei Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die Daten eingegeben werden müssen.

2.1. Updates

Die folgende Abbildung zeigt, wie das Inhaltsfeld für Updates innerhalb einer Aufgabe aussieht. In diesem Feld werden Kommentare, Dateiuploads, sowie Statusänderungen mit Datum und verantwortlichem Benutzer angezeigt.

Indem man mit der Maus über das Quadrat des Dateiuploads fährt, öffnen sich Optionen zum Ansehen, Downloaden oder Löschen der jeweiligen Datei. Außerdem wird der Dateiname darunter angezeigt.

2.2. Checkliste

Checklisten dienen dazu, sicherzugehen, dass bei einer bestimmten Aufgabe alle Tätigkeiten ordnungsgemäß durchgeführt werden. Checklisten können in den Projekteinstellungen (siehe Punkt 4) erstellt werden und in der Objektansicht (siehe Punkt 3) diversen Aufgaben zugewiesen werden. Der Status einer Aufgabe kann erst auf "erledigt" gesetzt werden, wenn alle Punkte in einer Checkliste abgehakt wurden. Durch Klicken auf eines der Kästchen, lässt sich der Status davon ändern.

Checklisten sind erst ab dem Business-Plan verfügbar. Sie können soviele Checklisten erstellen, wie Sie möchten.

2.3. Dateien

Hier finden Sie alle zu einer Aufgabe hochgeladenen Dateien übersichtlich in alphabetischer Reihenfolge. Durch Klicken auf die Icons auf der rechten Seite, können Sie dieselben Aktionen vornehmen, wie schon in der Update-Übersicht (Punkt 2.1 - Ansehen, Herunterladen, Löschen).

Datei-Uploads sind erst ab dem Business-Plan verfügbar. Sie können soviele Dateien hochladen, wie Sie möchten, bis Ihr Speicherlimit erreicht wurde.

3. Objekte

Auf dieser Seite finden Sie eine alternative Ansicht aller Objekte und Aufgaben. Zusätzlich können Sie hier alle Objekte, deren Infos, Aufgaben und Einstellungen für Benachrichtigungen konfigurieren.

• Markierung 1: Filteroptionen. Durch Mausklick auf die einzelnen Blasen, öffnet sich das jeweilige Fenster, in dem die Filter ausgewählt werden können. Je nach Abonnement können die vorhandenen Optionen etwas variieren.
• Markierung 2: Textsuche. Zusätzlich zu den klassischen Filteroptionen, können Objekte auch mit der Textsuche gefiltert werden. Diese Bezieht sich auf den Objektnamen.
• Markierung 3: Liste der Objekte. Mit Klick auf eines der Objekte wird dieses in der rechten Seitenhälfte geöffnet. Nachdem ein Objekt geöffnet wurde, befinden sich im mittleren Seitendrittel allgemeine Informationen zum Objekt, sowie dessen Aufgaben und Datei-Uploads. Im rechten Drittel befindet sich eine Zeitleiste, die alle Änderungen in chronologischer Reihenfolge widerspiegelt (Markierung 8).
• Markierung 4: Information über das aktuell ausgewählte Objekt. Hier finden sich diverse Informationen zum Objekt, wie z.B. die Seriennummer, der Hersteller, das Modell oder ein individueller Code in Ihrem System (etwa ein Barcode). Durch Klicken auf den hellgrauen Button im rechten oberen Eck, öffnet sich ein neues Fenster, worin diese Informationen bearbeitet werden können.
• Markierung 5: Dem Objekt zuwiesene Aufgaben. Dies ist eine Liste aller vorkonfigurierten Aufgaben. Die Termine dafür können nach Bedarf manuell erstellt werden oder automatisch in hier festgelegten Intervallen. Durch Klick auf die Icons auf der rechten Tabellenseite können Sie folgende Aktionen vornehmen (in dieser Reihenfolge): Aufgabe innerhalb der Zeitleiste (Markierung 8) filtern, Aufgabe bearbeiten (inkl. Checkliste einfügen), Benachrichtigungs­einstellungen bearbeiten, Aufgabe löschen. Durch Klicken auf den hellgrauen Button im rechten, oberen Eck können Sie eine neue Aufgabe erstellen.
• Markierung 6: Liste der Dateien, die zu diesem Objekt hochgeladen wurden. Hier finden sich alle Dateien, die direkt in der Objektansicht hochgeladen wurden (nicht jene, die innerhalb von Aufgaben im Dashboard hochgeladen wurden, siehe Punkt 2). Beispiele könnten etwa die Rechnung für das Objekt oder ein Handbuch sein. Durch Klicken auf den hellgrauen Button im rechten, oberen Eck können Sie neue Dateien hochladen.
• Markierung 7: Button zum Löschen des Objektes mit all seinen Aufgaben und Dateien.
• Markierung 8: Zeitleiste, bezogen auf ein Objekt. Diese Zeitleiste zeigt alle Aufgaben des ausgewählten Objektes in chronologischer Reihenfolge an.
• Markierung 9: Button zum Erstellen eines neuen Termines. Durch Klicken wird ein neues Fenster geöffnet, in dem die benötigten Informationen (wie die zutreffende Aufgabe oder das Fälligkeitsdatum) eingetragen werden können.
• Markierung 10: Diverse Informationen und Aktionsblasen, bezogen auf die jeweilige Aufgabe. Durch Klicken lassen sich verschiedene Aktionen durchführen. Ein-/Ausklappen kann man die Aufgabenupdates (ähnlich wie in der Dashboard-Ansicht).
• Markierung 11: Button zum Anlegen eines neuen Objektes.

4. Einstellungen

Auf dieser Seite können Sie, je nach gewählten Abonnement, diverse Einstellungen für Ihr Projekt vornehmen. Diese Einstellungen können von allen Mitarbeitern aktualisiert werden.

4.1. Kategorien

Kategorien beziehen sich auf Objekte und können genutzt werden, um Aufgaben zu filtern. Neben den Standardkategorien, können Sie hier Ihre eigenen Kategorien erstellen und bearbeiten.

4.2. Standorte

Standorte beziehen sich ebenfalls auf Objekte und können auch dazu genutzt werden, um Aufgaben zu filtern. Standorte sind nur im Business Plan verfügbar.

4.3. Checklisten

Hier können Checklisten erstellt und konfiguriert werden. Checklisten können anschließend Aufgaben zugewiesen werden, um sicherzugehen, dass alle nötigen Prozesse ordnungsgemäß durchgeführt werden. Wenn Sie einer Aufgabe eine Checkliste zuweisen, kann diese erst auf den Status "erledigt" gesetzt werden, wenn alle Punkte der Checkliste abgehakt wurden. Checklisten sind nur im Business Plan verfügbar.

4.4. Meldeportal

Der Eigentümer eines Projektes kann in den Projekteinstellungen (unter "Konto", siehe Punkt 5) das Meldeportal (siehe Punkt 6) aktivieren und Personen zu diesem einladen. Über dieses kann jeder Wartify-Nutzer neue, einmalig anfallende Aufgaben erstellen, auch wenn dieser kein Mitarbeiter im Projekt selbst ist. Somit fallen für diese Nutzer keine Kosten an. Diese Funktion kann zum Beispiel ein Mitarbeiter aus dem Büro nutzen, um zu melden, wenn sein PC nicht mehr funktioniert (ohne, dass dieser zuerst im System angelegt werden muss). Das Meldeportal ist nur im Business Plan verfügbar.

5. Konto

Auf dieser Seite können Sie, je nach gewählten Abonnement, ebenfalls diverse Einstellungen für Ihr Projekt vornehmen, sowie Ihre Kontodaten ändern. Die hier gezeigten Einstellungen können nur vom Projekteigentümer aktualisiert werden.

• Markierung 1: Kontoinformation. Ihre Email, Ihr Anzeigename (jener Name, den auch andere Nutzer sehen) und Ihr Passwort. Diese Informationen können durch Klicken auf die Buttons unten geändert werden.
• Markierung 2: Projektübersicht. Als Projekteigentümer können Sie hier Ihre Projekte verwalten und Mitarbeiter einladen. Sie können außerdem den Projektnamen ändern und auch das dazugehörige Abonnement verwalten. Ganz unten sehen Sie den Link zu Ihrem Meldeportal (dieser funktioniert nur richtig, wenn Sie für das Projekt den Businessplan oder höher gebucht haben). Als Mitarbeiter erhalten Sie nur einen Überblick über die Projekte, in welchen Sie Mitglied sind und eine Möglichkeit diese zu verlassen.
• Markierung 3: Button zum Anlegen eines neuen Projektes.

6. Meldeportal

Das Meldeportal steht für alle Projekte mit dem Business-Plan oder höher zur Verfügung und ermöglicht es Ihnen sogenannte "Antragsteller" zu Ihrem Projekt einzuladen. Für diese Antragsteller fallen keine Gebühren an, sie können aber neue Aufgaben erstellen.

Hier ein Beispiel, wie sie das Meldeportal richtig nutzen können:

Schritt 1: Sie haben in Ihrem Unternehmen einen IT-Beauftragten, den Sie als Mitarbeiter zum Projekt hinzufügen (kostenpflichtig).

Schritt 2: Sie fügen alle Mitarbeiter aus dem Büro als Antragsteller zum Projekt hinzu (kostenlos).

Schritt 3: Im Falle eines Defektes (z.B. wenn ein PC-Monitor nicht mehr richtig funktioniert), können Büro-Mitarbeiter diesen Defekt über Wartify melden. Der IT-Beauftragte sieht im Wartify-Dashboard von wem ein Schaden gemeldet wurde und kann diesen beheben. So bezahlen Sie nur für einen Mitarbeiter (den IT-Beauftragten), obwohl zahlreiche andere Mitarbeiter Meldungen erstellen können.

Falls Sie noch Fragen zu Wartify haben, erreichen Sie uns jederzeit über unser Kontaktformular.